薬局で働いていると「仕事が多くて大変だ・・・」と思ったりしませんか？
そういう時に考えることの1つが、「どうやったら仕事を効率化できるか」でしょう。
そこでこの記事では、
- 仕事の効率化には仕事の断捨離がけっこう良いんじゃないか
という話について書いてみました。
この記事を書いている僕は、実際に薬局で働いている薬剤師です。
なので、多少は参考になるんじゃないかなと。
では本題へ。
薬局の仕事を効率化するには仕事の断捨離が大事だと思う
冒頭にも書いた通り、薬局の仕事を効率化する方法としては仕事の断捨離がオススメです。
理由は、仕事の断捨離は比較的に簡単できるからです。
「プログラミングで効率化」よりも無駄な仕事はないか探そう
「薬局の仕事を効率化する」という話になると
- 設備投資をする
- プログラミングをやる
みたいな話になりがちです。
もちろん、これらの案も良いとは思うんですけど、けっこう大変ですよね。
設備投資をするのはお金がかかるし、プログラミングは学習コストが高く、仕事で使えるまでに時間がとてもかかります。
けど、「無駄な仕事をないか」を探すだけなら無料だしすぐ始めることが可能です。
薬剤師や事務さんなど、従業員だけでちょっと相談すれば良いだけ。
設備投資するよりも、プログラミングをやるよりも格段に簡単です。
惰性でやっている仕事は意外と多い
たぶん薬局で働いていると
「あれっ？これ今まで当たり前のようにやっていたけど、本当に必要な仕事なんだろうか？」
みたいなことって、けっこうあると思うんですよね。
例えば、うちの薬局だと
「在宅医療で医師やケアマネージャーに報告するフォーマットの記入欄が複雑すぎるから、もうちょっとシンプルなフォーマットにした方が良いのではないか？」
という話になりました。
シンプルなフォーマットの方が報告を受ける側も見やすいですし、何より報告書を書く薬剤師側の負担も減ります。
これ以外にも「書類仕事が多すぎるから、口頭で済むことは口頭で済ませるようにしよう」みたいな話も出ました。
「この仕事、本当にいる？」という話をすると、意外と「たしかに要らないかもしれない」とか「前から要らないと思っていた」みたいな意見が出てくるんですよね。
おそらく惰性でずっとやっている仕事って、どの薬局でも意外と多いんじゃないかなと。
設備投資なども大事ですが、まずは惰性でやっている非効率な仕事を見つけ、それを断捨離していく。
これが業務効率を上げるのにとても大事な気がします。
うちの薬局も「この仕事いらなくない？」とか「この書類いらなくない？」みたいな話を最近したんだけど、ああいう話し合いは月１くらいでやった方がいいなと思った。惰性でやってるけど、「よくよく考えたらいらなくね？」みたいなことたくさんある
— Tomoyuki Kato (@tomo_k09) November 7, 2019
薬局の仕事を断捨離する上で重要なこと
「仕事の断捨離が大事だ」と言っても、それを実際にやるのが難しいんですよね。
では、どうやれば仕事の断捨離をできるのでしょうか。
僕が大事だと思っていることは2つあります。
1：不要な仕事を特定する
最初にやるべきことは、不要な仕事を特定することです。
で、問題なのはこの不要な仕事をどのようにピックアップするかでしょう。
薬局長が率先して「不要な仕事ある？」と聞くこと
1番良いのは薬局長を始め何かしらの権限を持つ人が「なんか意味ない仕事ある？」と従業員に対してヒアリングすることだと思います。
薬局業界に限らず、「意見しづらい」と思っている平社員は多いと思うので、権限のある人が能動的にヒアリングする環境を作ってあげる必要があるかなと。
ヒラ薬剤師や事務員だと、「意見を言ったら和を乱してしまうのではないか」という気持ちが先行してしまって、「この仕事いらなくないですか？」と言いにくいはずです。
これは友人の会社の話なんですが、月1回「不要だと思う仕事をピックアップする会議」をしているんだとか。
それでも毎月不要だと思われる仕事がでてくるそうなので、まずはこの会議をパクってみると面白いかもしれません。
友人の会社、「不要だと思う仕事をピックアップする会議」を月１でやってるらしんだけど、毎月不要だと思われる仕事がでてくるんだと。なので、定期的な仕事の断捨離って本当に大事なのだなと思う。惰性で続けてる仕事の積み重ねが残業を増やしたり、生産性を押し下げてしまうんですよね
— Tomoyuki Kato (@tomo_k09) November 7, 2019
「これから月１で仕事を断捨離する会議やるから、これいらなそうだなって思う仕事を見つけたら覚えておいて」みたいな感じで伝えみてはどうでしょうか？
- 従業員は面倒な仕事が減って嬉しい
- 偉い人業務効率が上がって嬉しい
まさにWIN-WINの関係になるんじゃないかなと思います。
ヒラ薬剤師は仕事の断捨離をどうやるべきか
この記事を読んでいる薬剤師の中には、
「社長や薬局長が何もしないから困っているんだ」
という人もいるでしょう。
けど、「めっちゃ言いづらい」みたいな（笑）
いや、その気持ちよく分かります。
上司とのコミュニケーションが希薄な薬局だと、たしかに「この仕事いらなくないですか？」と言いづらいかもしれません。
そんな場合は、上司に「この仕事いりますかね？」と聞くんじゃなくて、ヒラ社員同士で「この仕事ってあんま意味なくない？こうやった方が良くないかな？」みたいな感じで話し合ってみるのが良いんじゃないかなと。
で、意見がまとまったら、みんなの意見として上司へ伝えてみてはどうでしょう？
個人の意見だったら無視されるかもしれないけど、みんなの意見であれば耳を傾けてくれるかもしれません。
もし無視されてしまうようなら、その薬局は見込みないのでとっとと辞めた方が良いと思います。
業務効率を上げるための意見を無視するとか、どう考えても将来性ないです。
２：いつまでに仕事を断捨離するか決める
2つ目が、「いつまでに仕事を断捨離するか決める」ということ。
「この仕事いらないよね」という話をして、実際に断捨離すべき仕事を特定するところまでやったとしても、実際にその仕事をやめなければ意味がありません。
けど、話し合いをして満足して終わりってこと、けっこうあると思うんですよね。
じゃあ、どうやって実行に移せば良いのか。
僕は「いつまでに実行するか決めること」が大事なんじゃないかなと思っています。
学生のときテスト直前にならないと勉強する気が出てこないってこと、ありませんでしたか？
仕事もそれと同じだと思うんですよね。
「いつまでにやらないといけないか」が明確になっていた方が行動に移しやすいです。
「できるだけ早くやる」みたいなザックリした期限ではなく、「○月○日までにやる」みたいな感じで具体的な日にちを決めておくべきでしょう。
まとめ
以上、「薬局の仕事を効率化する簡単な方法は仕事の断捨離なのでは？」という話でした。
設備投資やったり、プログラムを組んで薬局の仕事を効率化するのも良いかもしれないですが、いらなそうな仕事を見直すのも大事な気がしています。
1番簡単にできると思うので、仕事の断捨離はとてもオススメです。
ぜひトライしてみてください。
では！
